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Notarielle Beglaubigungen

Beglaubigungen allgemein

Viele Kopien oder Abschriften können im Rechtsverkehr nur dann gültig eingesetzt werden, wenn sie notariell (öffentlich) beglaubigt sind. Solche Beglaubigungen vom Notar bestätigen die Echtheit eines Dokuments oder einer Unterschrift. Bei der notariellen Beglaubigung handelt es sich also um eine Bescheinigung, welche die Echtheit von Unterschriften und Abschriften bestätigt. Unter einer Abschrift versteht man die identische Vervielfältigung von Schriftstücken, also Kopien (Abschriften deshalb, weil in Zeiten vor der Existenz von Kopieren die Dokumente abgeschrieben wurden). Der Notar repräsentiert hierbei den Staat. Er ist Träger eines öffentlichen, vom Staat verliehenen Amtes und in dieser Funktion Hoheitsträger. Dies kommt darin zum Ausdruck, dass der Notar ein Dienstsiegel mit dem Landeswappen führt, welches er jeder Beglaubigung beidrückt. Daher spricht man anstelle einer notariellen Beglaubigung auch von einer öffentlichen Beglaubigung.

Inhaltliche rechtliche Beratung

Bei Beglaubigungen bestätigt der Notar lediglich die Echtheit der Unter- bzw. Abschrift. Der Inhalt der Erklärung oder Vereinbarung wird nicht auf seine Rechtmäßigkeit überprüft. Die umfassende Beratung zu den rechtlichen Konsequenzen der Unterlagen ist ebenfalls kein Bestandteil der notariellen Beglaubigung. Wenn Sie dies wünschen, kann dies natürlich erfolgen, jedoch fallen in diesem Fall andere Gebühren an, da ich in diesem Fall als Notar für die Richtigkeit der Beratung hafte. 

Ablauf der Beglaubigung

Für eine Abschriftsbeglaubigung benötigen wir das Original oder eine beglaubigte Abschrift des zu beglaubigenden Dokuments. Sie können uns dieses persönlich oder durch einen Dritten vorbeibringen, in den Briefkasten werfen oder uns per Post zusenden. Hierfür müssen Sie nicht persönlich bei uns erscheinen. Nach Beglaubigung können Sie dieses abholen oder wir senden es Ihnen per Post zu. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung, also der Bezeugung der Echtheit einer Unterschrift, müssen Sie hingegen persönlich vorbeikomme und vor mir als Notar bestätigen, dass es ihre eigenhändige Unterschrift. Dies bezeuge dann wiederum ich als Notar. Ferner müssen Sie sich, soweit Sie nicht persönlich bekannt sind, bei Unterschriftsbeglaubigungen durch einen amtlichen Lichtbildausweis (Personalausweis, Reisepass) ausweisen. Weitere Hinweise finden Sie hier.

Notarkosten bei Abschriftsbeglaubigungen und Unterschriftsbeglaubigungen

Für die Abschriftsbeglaubigung entsteht eine Notargebühr von 1 € pro zu beglaubigender Seite, mindestens jedoch
10 € pro Dokument. Für Unterschriftsbeglaubigungen fällt eine Gebühr zwischen 20 und 70 € an. Hinzu kommt jeweils die gesetzliche Umsatzsteuer und evtl. Kopier- und Portogebühren. Für die Weiterleitung an Dritte und Einreichung bei Behörden können weitere gesetzliche Gebühren anfallen. Alle Gebühren sind bundesweit gesetzlich festgelegt und sind nicht verhandelbar.

Beglaubigungen für das Ausland - Apostille und Legislation

Damit Urkunden auch im Ausland rechtskräftig sind, müssen Sie teilweise mittels Apostille oder Legalisation beglaubigt werden, was folgenden Hintergrund hat: Jedes Land hat unterschiedliche Formen von Beglaubigungen. Für Behörden und Beteiligte aus anderen Ländern ist häufig nicht erkennbar, ob es sich um "echte" Beglaubigungen handelt. Stellen Sie sich vor, Sie halten ein Dokument aus China mit vielen chinesischen Schriftzeichen und Stempeln in der Hand, welches angeblich durch einen chinesischen Notar oder eine chinesische Behörde/Gericht ausgestellt wurde. Wie wollen Sie die Echtheit dieses Dokuments prüfen. Daher hat man im internationalen Rechtsverkehr verschiedene Verfahren entwickelt, um diesen Echtheitsnachweis zu erleichtern.

Die strengste Form des Echtheitsnachweises ist die Legalisation. Hier bestätigt die diplomatische oder konsularische Vertretung eines Staates, indem eine ausländische öffentliche Urkunde zu Beweiszwecken verwendet wird, die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des beigedrückten Siegels bestätigt werden soll. Durch die Legalisation soll erreicht werden, dass eine ausländische öffentliche Urkunde einer inländischen öffentlichen Urkunde hinsichtlich ihres Beweiswertes gleichgestellt wird.

Die zur Legalisation zuständigen Vertretungen sind nicht immer in der Lage diese selbst vorzunehmen. Vielmehr verlangen sie zunächst häufig eine Beglaubigung der Echtheit der Urkunde durch eine Behörde des Staates, aus dem die Urkunde stammt. Soweit deutsche Urkunden im Ausland verwendet werden sollen, ist für die ausländische Vertretung zunächst das Auswärtige Amt, als Behörde mit der sie regelmäßig diplomatisch oder konsularisch verkehren, Ansprechpartner. Das Auswärtige Amt hat aber die Zuständigkeit für Beglaubigungen zum Zweck der Legalisation auf das Bundesverwaltungsamt übertragen. Soweit es sich um Urkunden der Behörden oder Gerichte eines Bundeslandes handelt, wendet sich das Bundesverwaltungsamt zur Zwischenbeglaubigung an die zuständige Landesbehörde, weil dem Bundesverwaltungsamt die Zuständigkeiten und Kompetenzen der einzelnen Landesverwaltungen nicht immer bekannt sind. Diese Zwischenbeglaubigung wird in den meisten Bundesländern durch den Präsidenten des Landgerichtes, in dessen Bezirk die Urkunde ausgestellt wurde, vorgenommen. Meist genügt der Auslandsvertretung schon diese Zwischenbeglaubigung. Falls nicht, nimmt das Bundesverwaltungsamt vor Weiterleitung an die Auslandsvertretung noch eine Endbeglaubigung vor. Dies klingt kompliziert. Ist es auch. Aber als Notar übernehme ich diese Schritte natürlich für Sie. Aber verdeutlichen wir dies nochmals am Beispiel von China. Sie brauchen eine Beglaubigung für ein chinesisches Gericht. In diesem Fall kommen Sie zur mir und ich beglaubige als Notar Ihre Unterschrift oder die Echtheit Ihrer Urkunde. Sodann bescheinigt der Präsident des Landgerichts in Frankenthal, dass ich Notar in Rheinland-Pfalz bin. Das Bundesverwaltungsamt wiederum bestätigt, dass diese Bestätigung durch den Landgerichtspräsidenten echt und wirksam ist. Mit dieser Bestätigung wiederum geht man zur chinesischen Botschaft in Berlin, welches wiederum für China bestätigt, dass die Beglaubigung nach deutschem Recht wirksam erfolgt ist. Dies klingt langwierig und ist es auch. Zur Verfahrensbeschleunigung setzen wir aber auf Wunsch spezielle Kurierdienste ein, welche diesen Vorgang in wenigen Tagen abschließen. Jedoch entstehen in diesem Fall höhere Kosten.

Dieses formalisierte Verfahren ist auf Grund vertraglicher Vereinbarung zwischen vielen Staaten durch das wesentlich einfachere Apostilleverfahren (Haager Apostille) ersetzt. Hier entfällt der Weg über die ausländische Botschaft und eine innerstattliche Behörde bestätigt die Echtheit der notariellen Beglaubigung. Beispiel: Sie benötigen eine Beglaubigung für die USA. Hier genügt die Bestätigung des Landgerichtspräsidenten mit der sog. Haager Apostille, dass ich Notar in Deutschland bin. Die Urkunde muss nicht mehr der US-amerikanischen Botschaft vorgelegt werden.

Sodann gibt es (wenige) Länder, bei welchen das Verfahren komplett entfällt. So werden z.B. notarielle Urkunden zwischen Deutschland und Österreich ohne jede weitere Bestätigung im anderen Land als echt anerkannt.